Über uns · Art. 35 Abs. 2 BV

Unsere Verfassung gibt Ihnen Grundrechte. Der Staat muss dafür sorgen, dass sie im Alltag gelten.

Wer seine Akten nicht kennt, kann sich nicht wehren. Wir haben eine juristische Ausbildung und viel Erfahrung aus Verfahren mit Ämtern, Versicherern, Betreibungs- und Konkursämtern, Steuerbehörden und Gerichten. Daraus ist PrivatOffice.ch entstanden.

Was wir erleben

Drei Dinge, die immer wieder vorkommen

Menschen werden nicht informiert

Ein Verfahren läuft, eine Meldung liegt vor, eine Verfügung ist ergangen, und die Betroffenen erfahren es spät oder gar nicht.

Pflichten werden nicht erfüllt

Es fehlt ein förmlicher Entscheid (eine Verfügung), die Begründung, eine Antwort in nützlicher Zeit oder es fehlen vollständige, nummerierte Akten.

Abläufe ohne klare Regel

Manche Vorgehen haben keine klare Grundlage im Gesetz und werden trotzdem zur Gewohnheit. Wer nicht fragt, erfährt es nie.

Warum es geschieht, beurteilen wir hier nicht. Ob Gewohnheit, Zeitdruck oder Lücken in der Organisation: Für die Betroffenen sind die Folgen gleich, und sie lassen sich oft früh vermeiden.

Wenn nichts geschieht

Auch Schweigen ist ein Fehler

Nicht nur falsche Entscheide sind ein Problem. Oft passiert schlicht nichts: Eine Eingabe bleibt liegen, eine Einsprache wird nicht entschieden, eine Verfügung wird nicht erlassen. Dann läuft keine Frist, und es gibt nichts, was man anfechten könnte.

Anspruch auf einen Entscheid

Wer bei einer Behörde etwas beantragt, hat Anspruch darauf, dass sie innert angemessener Frist entscheidet (Art. 29 Abs. 1 BV). Überlastung ist keine Ausrede.

Anspruch auf eine Verfügung

Wenn das Handeln des Staates Ihre Rechte berührt, haben Sie Anspruch auf einen Entscheid, gegen den Sie sich wehren können. Bei Versicherern gilt das, sobald Sie mit der Erledigung nicht einverstanden sind.

Schweigen verletzt die Verfassung

Behörden müssen so handeln, dass Sie sich wehren können. Verschweigen sie Fehler, die sich beheben liessen, oder lassen sie Gesuche liegen, verletzt das die Verfassung.

Der Leitfaden dazu

«Wenn Behörden nur schreiben, handeln oder schweigen, statt zu verfügen»: der Weg Schritt für Schritt, für allgemeine Verfahren und für Versicherer, mit allen Entscheiden des Bundesgerichts samt Erwägung. Vieles davon wird in der Praxis oft übersehen.

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Beispiele aus der Praxis

Elf Fälle, ganz verschieden

Wir nennen nur den Kanton und die Art der Stelle. Wir nennen keine Orte, Personen oder Aktenzeichen. Die Fälle stammen aus Akten, die wir kennen, aus den Kantonen Bern, Aargau, Zürich und Luzern. Sie zeigen verschiedene Probleme: zu späte Information, lückenhafte Akten, Angaben ohne Prüfung. Wir behaupten keine Absicht. Wir halten fest, was in den Akten steht und welche Pflicht dem gegenübersteht. Jedes Mal führt es zum selben Punkt: Die Akten muss man kennen.

A · Man erfährt es nicht, oder zu spät

Hier fehlt die Information, bevor man reagieren kann.

1. Veröffentlicht statt zugestellt

Betreibungsamt, Kanton Bern

Was geschah: Das Amt veröffentlichte sechs Zahlungsbefehle im Schweizerischen Handelsamtsblatt: je zwei in den Jahren 2024, 2025 und 2026. Die Adresse der Person war bekannt, sie steht in früheren Konkurspublikationen von 2023 und 2024. Als Grund nennen die Publikationen unterschiedlich «SchKG 69», «unbekannter Aufenthalt» und «beharrlich entzieht».

Der Fehler: Eine öffentliche Zustellung (Veröffentlichung statt Brief) ist nach Art. 66 Abs. 4 SchKG nur erlaubt, wenn die Person die Annahme verweigert, sich der Zustellung entzieht oder ihr Aufenthalt unbekannt ist. Bei bekannter Adresse trifft das nicht zu. Art. 69 SchKG regelt nur den Inhalt des Zahlungsbefehls.

Was daraus folgt: Registerauszug und Akten verlangen. Dann kennt man die Veröffentlichung und kann innert Frist reagieren.

2. Das Verfahren wurde über ein Jahr später mitgeteilt

Steueramt, Kanton Aargau

Was geschah: Das Verfahren wurde 2023 eröffnet und eine Gemeinde per E-Mail informiert. Das Eröffnungsschreiben an die betroffene Person folgte erst rund 17 Monate später. Seit der Meldung an das Amt waren es 21 Monate.

Der Fehler: Wer beschuldigt wird, ist über Art und Grund der Beschuldigung zu informieren (Art. 183 Abs. 1 DBG, Art. 6 Ziff. 3 lit. a EMRK, Art. 29 Abs. 2 BV).

Was daraus folgt: Beim ersten Steuerkontakt schriftlich fragen, ob eine Meldung oder ein Verfahren vorliegt, und eine Datenauskunft verlangen.

3. Strafbefehl ohne vorherige Anhörung

Staatsanwaltschaft, Kanton Bern

Was geschah: Der Strafbefehl ging 2026 zuerst per Einschreiben, das nicht abgeholt wurde, und rund zwei Wochen später per A-Post. Die Einsprache wurde mit einer Verfügung beantwortet, die «Verfahrensakten» als Beilage nennt. Die Person gibt an, sie nicht erhalten zu haben. In den 381 Seiten Akten findet sich keine Einvernahme durch die Staatsanwaltschaft.

Der Fehler: Wer beschuldigt wird, hat Anspruch auf rechtliches Gehör vor dem Entscheid (Art. 29 Abs. 2 BV, Art. 107 StPO). Die Zustellfiktion von Art. 85 Abs. 4 StPO setzt ein laufendes Verfahren voraus, mit dem die Person rechnen musste.

Was daraus folgt: Sofort Akteneinsicht verlangen und den Poststatus selbst abfragen.

4. Schlussrechnung und Verteilung nie zugestellt

Konkursamt, Kanton Bern

Was geschah: Das Konkursverfahren wurde 2023 eröffnet und 2024 geschlossen. Das 17-seitige Protokoll enthält keinen Eintrag zu Schlussrechnung, Verteilungsliste oder Zustellung. Im Aktenscan fehlt ein Schlussbericht.

Der Fehler: Das Amt muss Schlussrechnung und Verteilung so eröffnen, dass der Empfang nachweisbar ist (Art. 34 SchKG, Art. 87 KOV, Art. 263 und 268 SchKG). Ein Zustellnachweis liegt nicht vor.

Was daraus folgt: Schlussakten samt Zustellnachweis verlangen, bevor die Beschwerdefrist abläuft.

B · Die Akten sind lückenhaft

Hier fehlen Unterlagen, oder sie widersprechen einander.

5. Aktennummerierung, die nicht zu den Akten passt

Betreibungsamt, Kanton Bern

Was geschah: Das Amt reichte 2026 beim Obergericht ein Verzeichnis mit 33 Positionen und rund 230 Scanseiten ein. Ab Nr. 19 stimmt die Zählung nicht mehr mit dem Verzeichnis überein. Ein Gemeindebrief trägt zum Beispiel den Stempel 19 statt 17. Es gibt ein zweites Stempelsystem («Beilage 1 bis 12» und «Beilage 1 bis 10»), «Beilage 3» erscheint viermal, und über 30 Dokumente haben keinen Stempel, darunter beide Rechtsöffnungsentscheide. Eine Gesprächsnotiz liegt nicht bei.

Der Fehler: Akten müssen vollständig, nachvollziehbar und geordnet geführt werden, sonst lässt sich nicht prüfen, was dem Entscheid zugrunde liegt (Art. 29 Abs. 2 BV; Art. 8 SchKG).

Was daraus folgt: Akten Seite für Seite gegen das Verzeichnis prüfen und Abweichungen schriftlich festhalten. Nur so fallen Lücken auf.

6. Belege mit Aktennummern, die es in den Akten nicht gibt

Steueramt und Spezialverwaltungsgericht, Kanton Aargau

Was geschah: Bei der Akteneinsicht 2025 lagen vier Register vor, jedes mit eigener Nummerierung ab 001: Steuerakten (bis 073), interne Amtsakten (bis 046), Diverses (bis 006) und Verfahrensakten (bis 061). Das Urteil von 2026 stützt die Zustellung des Strafbefehls auf Track-and-Trace-Belege mit den Nummern «act. 110 und 111». Solche Nummern kommen in keinem der vier Register vor. In den internen Amtsakten liegt zudem eine Steuerrechnung einer verfahrensfremden Person.

Der Fehler: Akten müssen vollständig, nachvollziehbar und einheitlich nummeriert sein, damit sich prüfen lässt, worauf sich der Entscheid stützt (Art. 29 Abs. 2 BV, Art. 6 EMRK).

Was daraus folgt: Jedes Aktenstück, das ein Entscheid zitiert, in den eingesehenen Akten suchen und die Nummer festhalten. Fehlt es, schriftlich beanstanden.

7. Berechnungsgrundlagen nur «amtsintern»

Steueramt und Finanzdirektion, Kanton Zürich

Was geschah: Die Einsicht vor Ort wurde 2025 gewährt. Die Finanzdirektion hielt 2026 fest, es bestehe kein Anspruch auf Einsicht in «amtsinterne Arbeitspapiere und Notizen» der Revisorin. Eine Abwägung der Interessen ist in der Begründung nicht erkennbar.

Der Fehler: Das rechtliche Gehör umfasst die Akten, die für den Entscheid erheblich sind. Ob sie «amtsintern» sind, entscheidet nicht allein die Behörde (Art. 29 Abs. 2 BV, Art. 114 Abs. 3 DBG).

Was daraus folgt: Schriftlich genau bezeichnen, welche Unterlagen fehlen, und einen begründeten Entscheid verlangen.

C · Eine Behauptung ersetzt die Prüfung oder den Entscheid

Hier stimmt die Angabe nicht mit den Akten überein, oder der Beteiligte erfährt zu spät, worauf sich der Entscheid stützt.

8. «Keine Einsprache erhoben», obwohl eine vorlag

Krankenversicherer, Betreibungsamt und Kantonsgericht, Kanton Luzern

Was geschah: Der Versicherte erhob im Dezember 2023 Einsprache gegen eine Verfügung. Anfang 2024 bescheinigte der Versicherer trotzdem, es sei keine Einsprache erhoben worden. Später zog er die Fortsetzung der Betreibung zurück. 2026 hielt das Kantonsgericht fest, die Fortsetzung sei unzulässig gewesen, weil kein rechtskräftiger Entscheid den Rechtsvorschlag beseitigt hatte. Betreibungshandlungen darauf seien nichtig, also ungültig. Einen Einspracheentscheid gab es nicht.

Der Fehler: Ohne rechtskräftigen Titel darf die Betreibung nicht fortgesetzt werden (Art. 79 und 80 SchKG). Eine erhobene Einsprache muss mit einem Einspracheentscheid erledigt werden (Art. 52 ATSG).

Was daraus folgt: Einsprachen per Einschreiben senden, den Eingang belegen und die Verfügung über den Fortbestand verlangen.

9. Eine Busse wegen «gefälschter Urkunde»

Steueramt, Kanton Aargau

Was geschah: Das Amt verfügte 2025 zwei Bussen und erhöhte sie auf 150 Prozent wegen einer «gefälschten Urkunde (Lohnausweis)». Die Begründung dazu nimmt in den Verfahrensdokumenten einen Satz ein. Eine Prüfung der einzelnen Merkmale der Strafnorm ist darin nicht erkennbar.

Der Fehler: Ein Strafentscheid muss begründen, welche Tatsachen unter welche Norm fallen (Art. 29 Abs. 2 BV, Art. 6 Ziff. 3 lit. a EMRK).

Was daraus folgt: Akteneinsicht verlangen und schriftlich fragen, auf welche Tatsachen und welche Norm sich die Behauptung stützt.

10. Stellungnahmen der Gegenseite erst mit dem Entscheid

Obergericht des Kantons Bern, Aufsichtsbehörde in Betreibungs- und Konkurssachen

Was geschah: Das Gericht entschied 2026. Zwei Stellungnahmen der Gegenseite aus den Monaten davor wurden der Person erst mit dem Entscheid eröffnet. Das Gericht verwertete sie im Entscheid.

Der Fehler: Jede Eingabe der Gegenseite muss vor dem Entscheid zur Stellungnahme zugestellt werden (Replikrecht, Art. 29 Abs. 2 BV, Art. 6 Ziff. 1 EMRK).

Was daraus folgt: Laufend Einsicht ins Gerichtsdossier verlangen, nicht erst am Schluss.

11. Ablehnung per Schreiben, ohne anfechtbare Verfügung

Steueramt, Kanton Zürich

Was geschah: Eine Stiftung war im Kanton Zug seit 2019 als gemeinnützig von der Steuer befreit. Nach der Sitzverlegung in den Kanton Zürich beantragte sie dort 2023 erneut die Befreiung. Das Steueramt verneinte die Gemeinnützigkeit mit einem Schreiben, weil die Stiftung Leistungen gegen Entgelt abgibt, und empfahl, das Gesuch kostenlos zurückzuziehen. Eine förmliche Verfügung gebe es nur auf Antrag und gegen Kosten. Das Schreiben enthält keine Rechtsmittelbelehrung und erwähnt den früheren Entscheid des Kantons Zug nicht.

Der Fehler: Wer einen Antrag stellt, hat Anspruch auf einen begründeten Entscheid, den er anfechten kann (Art. 29 BV). Ein Schreiben mit der Empfehlung zum Rückzug ersetzt ihn nicht.

Was daraus folgt: Bei einer Ablehnung sofort die förmliche Verfügung verlangen und vorher die ganze Akte sichern, auch die Stellungnahmen anderer Stellen.

Immer geht es dahin zurück: Die Akten muss man kennen. Wer sie kennt, sieht, was fehlt, und kann reagieren, solange es noch geht.

Unsere Befunde

Drei Muster, die sich wiederholen

Man erfährt es nicht oder zu spät (Beispiele 1 bis 4): Zustellung, Eröffnung und Mitteilung.
Die Akten sind lückenhaft (Beispiele 5 bis 7): Nummerierung, fehlende Belege und «amtsinterne» Unterlagen.
Eine Behauptung ersetzt die Prüfung oder den Entscheid (Beispiele 8 bis 11): Bescheinigung, Begründung, rechtliches Gehör und fehlende Verfügung.

Unser Kerngrundsatz

Grundrechte sind keine Kür, und die Akten sind der Anfang

Die Bundesverfassung sagt es in Art. 35 Abs. 2 BV in einem Satz:

«Wer staatliche Aufgaben wahrnimmt, ist an die Grundrechte gebunden und verpflichtet, zu ihrer Verwirklichung beizutragen.»

Das gilt für Ämter, Gerichte und Aufsichtsbehörden. Es gilt aber auch für alle anderen, die Aufgaben des Staates übernehmen, zum Beispiel Sozialversicherer oder öffentliche Betriebe, selbst wenn sie privat organisiert sind. Entscheidend ist die Aufgabe, nicht die Rechtsform.

Wo das steht

BGE 135 I 265, E. 4.2: Wer staatliche Aufgaben wahrnimmt, ist an die Grundrechte gebunden und verpflichtet, zu ihrer Verwirklichung beizutragen. Die Pflicht trifft die Gemeinwesen von Bund, Kantonen und Gemeinden mit allen ihren Verfassungsorganen, einschliesslich der Stimmberechtigten, sowie die Aufsichts- und Rechtsmittelinstanzen.
BGE 130 I 140, E. 4.3.2: Die Kantone müssen bei ihrer Rechtssetzung die Grundrechte der Bundesverfassung respektieren. «Diese Verpflichtung trifft jedoch alle staatlichen Organe gleichermassen (Art. 5 Abs. 1 und Art. 35 BV)». Die Bindung gilt also auch für die Gesetzgebung, nicht nur für Verwaltung und Gerichte.
BGE 129 I 217, E. 2.2.1: Auch die Stimmberechtigten einer Gemeinde handeln, wenn sie über Einbürgerungsgesuche entscheiden, als Organ der Gemeinde und nehmen eine staatliche Aufgabe wahr. Sie sind nach Art. 35 Abs. 2 BV an die Grundrechte gebunden und verpflichtet, zu ihrer Verwirklichung beizutragen.
BGE 136 I 158, E. 3.2: Das Bundesgericht erinnert die privatrechtlich handelnde SRG daran, dass die Grundrechte in der ganzen Rechtsordnung zur Geltung kommen müssen (Art. 35 Abs. 1 BV) und dass an sie gebunden ist, wer staatliche Aufgaben wahrnimmt (Abs. 2). Entscheidend war im konkreten Fall die enge Verbindung der Werbung mit dem Programmauftrag.
BGE 129 III 35, E. 5.2: Die Grundrechtsbindung besteht bei der Erfüllung staatlicher Aufgaben, «unabhängig davon, ob diese Aufgaben durch den Staat oder durch privatrechtliche Organisationen erfüllt werden». Sie gilt auch für Private, die eine staatliche Aufgabe erfüllen. Die Grenze steht in derselben Erwägung: Erbringt eine Stelle Leistungen im Wettbewerb, die jeder Private auch erbringen könnte (im Fall die Post bei ihren Wettbewerbsdiensten), nimmt sie keine staatliche Aufgabe wahr und ist insoweit nicht nach Art. 35 Abs. 2 BV an die Grundrechte gebunden.

Alle fünf Entscheide sind in der amtlichen Sammlung der Bundesgerichtsentscheide (BGE) veröffentlicht und über bger.ch frei zugänglich.

Unsere Ausgangslage: Behörden und Gerichte sind an Gesetz und Grundrechte gebunden (Art. 5 und 35 BV). Wo sie Gesetze und Pflichten nicht beachten, obwohl sie es müssten, tragen die Folgen die Bürgerinnen und Bürger. Genau dort setzen wir an.

Die Pflicht ist doppelt. Staatliche Stellen dürfen Ihre Rechte nicht verletzen. Sie müssen auch dafür sorgen, dass diese Rechte in der Praxis ankommen: Anspruch auf rechtliches Gehör, Einsicht in die Akten, eine Begründung, ein fairer Ablauf. Und zwar von sich aus, nicht erst, wenn jemand reklamiert.

Die Akten muss man kennen. Wer sie kennt, sieht, was fehlt, und kann reagieren, solange es noch geht. Darum beginnt bei uns jede Hilfe bei den Akten.

Unser Angebot

Was wir tun

Wir stellen Vorlagen bereit, mit denen Sie selbst Akteneinsicht und Datenauskunft verlangen, ohne Anwalt.
Wir erklären Ihre Rechte in verständlicher Sprache, im Blog.
Auf Wunsch geben wir eine Ersteinschätzung Ihrer Unterlagen. Sie zeigt Lücken und mögliche nächste Schritte.

Was wir nicht sind

PrivatOffice.ch ist keine Anwaltskanzlei und vertritt Sie nicht vor Behörden oder Gerichten. Wir versprechen keinen Erfolg. Ob eine Stelle alle Akten herausgibt, entscheidet sich im Einzelfall. Wir greifen keine Personen an. Es geht um saubere Verfahren.

Wir möchten, dass Offenheit und Gesetzestreue in beide Richtungen gelten. Was der Staat von Bürgerinnen und Bürgern erwartet, gilt auch für ihn und seine Organisationen. Die Verfassung verpflichtet den Staat und seine Mitarbeitenden, die Grundrechte zu achten und umzusetzen. Dazu gehört, die Gesetze einzuhalten. So gewinnen beide Seiten Klarheit und Rechtssicherheit, ohne das Gefühl von «es wurde gemauschelt».

Brief für Akteneinsicht und Datenauskunft – CHF 50